1) Administrator i kontakt

Administrator: Polskie Towarzystwo Opieki Paliatywnej Oddział w Wałbrzychu
Adres: ul. Krasińskiego 8, 58 - 309 Wałbrzych
E-mail ogólny: sekretariat@phpal.pl
Sekretariat: tel.74 6419750, kom. 601519898
NIP 886 22 82 437, REGON 890286760
KRS 0000047710

2) Inspektor Ochrony Danych (IOD)

IOD: Łukasz Kwadrans
Kontakt do IOD: iod.ptopw@gmail.com (preferowany) lub listownie na adres siedziby.

3) Kategorie osób, których dane dotyczą

  • Podmioty/darczyńcy (porozumienia, umowy, projekty, konferencje, seminaria, szkolenia).

  • Kontrahenci i ich reprezentanci (umowy, korespondencja).

  • Osoby kierujące korespondencję/wnioski/skargi (w tym wnioski o informacje).

  • Kandydaci do pracy (rekrutacje).

  • Osoby przebywające na terenie obiektów (monitoring wizyjny – CCTV).

4) Cele i podstawy prawne przetwarzania (RODO, art. 6)

  1. Obsługa podmiotów/darczyńców i umów– zawarcie i wykonanie umowy, kontakt bieżący.
    Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. bRODO; obowiązki księgowe/podatkowe – art. 6 ust. 1 lit. c; dochodzenie/obrona roszczeń i zapewnienie bezpieczeństwa IT – art. 6 ust. 1 lit. f.

  2. Korespondencja i wnioski– obsługa pism, zapytań, wniosków o informacje, petycji;
    Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c(gdy wynika z przepisów) oraz art. 6 ust. 1 lit. f (kontakt i obrona roszczeń).

  3. Kontrahenci– przygotowanie i realizacja umów, rozliczenia, kontakt.
    Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b/c/f(w zależności od relacji).

  4. Rekrutacja– ocena kandydatów, wybór i dokumentacja naboru.
    Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b(działania przed zawarciem umowy), art. 6 ust. 1 lit. c (prawo pracy) oraz – w zakresie danych wykraczających poza wymagane przepisami – art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda).

  5. Monitoring wizyjny (CCTV)– ochrona osób i mienia, bezpieczeństwo.
    Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f(uzasadniony interes Administratora).

Nie prowadzimy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne.

5) Źródła danych (gdy pozyskano nie od osoby – art. 14)

Dane mogą pochodzić m.in. od: podmiotów, zarządów organizacji, osób kierujących, urzędów kontrahentów, operatorów pocztowych/kurierów, rejestrowanych urządzeń (np. kamera CCTV), publicznych rejestrów (KRS/CEIDG). Zakres: identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe, służbowe.

6) Odbiorcy danych (kategorie)

Podmioty przetwarzające na zlecenie i na podstawie umów: dostawcy hostingu i usług IT/serwisowych, operator poczty/telefonii, kancelarie prawne/podatkowe, podmioty ochrony mienia, ubezpieczyciele, banki/pośrednicy płatności, archiwum; oraz organy uprawnione na mocy prawa (sądy, organy ścigania, organy administracji).

7) Przekazywanie poza EOG

Co do zasady nie przekazujemy danych poza EOG. Wyjątki mogą wynikać z korespondencji prowadzonej za pomocą dostawców usług mających infrastrukturę poza EOG – wówczas stosowane są mechanizmy transferowe wymagane przez RODO.

8) Okresy przechowywania

  • Dokumentacja księgowa/rozliczeniowa: do 5 lat od końca roku podatkowego (przepisy podatkowe).

  • Umowy i roszczenia cywilne (darczyńcy/kontrahenci): do końca okresu umowy + do 6 lat (terminy przedawnienia roszczeń).

  • Korespondencja/wnioski/skargi: co do zasady do 3 lat (rozliczalność i obrona roszczeń) – dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy.

  • Rekrutacja: do zakończenia procesu rekrutacji; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje – maks. 12 miesięcy.

  • Monitoring wizyjny (CCTV): standardowo do 30 dni (zależnie od pojemności rejestratora); nagrania zabezpieczone na potrzeby postępowań – do czasu prawomocnego zakończenia sprawy.

9) Obowiązek/konsekwencje podania danych

Podanie danych może być wymogiem ustawowym lub umownym (np. zawarcie i obsługa umowy). Brak danych może uniemożliwić zawarcie umowy, rozpatrzenie wniosku lub obsługę sprawy.

10) Prawa osób

Masz prawo: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu (gdy podstawą jest uzasadniony interes), a także wycofania zgody (gdy jest podstawą) – bez wpływu na zgodność przetwarzania przed jej wycofaniem.
Skargi kieruj do Prezesa UODO, ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, uodo.gov.pl.

 

PLIKI DO POBRANIA:

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY: Pracownik (PDF) 84kb

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY: Rekrutacja pracowników (PDF) 68kb

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY: Umowy cywilno-prawne (PDF) 70kb

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY: Monitoring (PDF) 46kb